Diagramma di Gantt: cos’è, a cosa serve, come progettarlo

Pianificazione e gestione ottimale delle risorse sono i risultati raggiungibili attraverso l’utilizzo del diagramma di Gantt, lo strumento indispensabile per portare a termine un progetto con successo.

Dai più disparati ambiti professionali alle attività personali quotidiane, il grafico ideato oltre un secolo fa è più che mai attuale, grazie anche alla rete internet e ai numerosi programmi di project management che ne esaltano le peculiarità e velocizzano i relativi processi.

Oggi, il diagramma di Gantt è apprezzato principalmente per la chiarezza e per l’immediatezza con le quali comunica le informazioni relative al progetto cui fa riferimento. 

Cos’è il diagramma di Gantt?

Apriamo il post con qualche cenno storico relativo alla nascita del diagramma di Gantt.

Il nome deriva dal suo ideatore, Henry Laurence Gantt, un ingegnere meccanico americano che realizzò la prima versione del grafico nel 1910.

Da quel momento in poi lo strumento è stato utilizzato per la gestione di importanti progetti strutturali e infrastrutturali, tra i quali ricordiamo la diga di Hoover.

Ancora oggi, con le dovute modifiche e l’utilizzo di avanzati programmi digitali, i diagrammi di Gantt rappresentano il punto di riferimento fondamentale per la pianificazione e la gestione di qualsiasi tipologia di progetto.

Per comprendere meglio l’utilità del grafico è d’obbligo un focus sull’attività per la quale viene utilizzato: il project management.

Quella che in italiano viene definita ‘gestione del progetto’ è una metodologia di lavoro che consiste nel coordinare, gestire e monitorare un insieme di risorse al fine di raggiungere uno o più obiettivi. Il tutto nel rispetto di parametri qualitativi, temporali e di budget definiti in precedenza.
Si tratta quindi di un processo articolato, che presuppone il controllo costante dell’avanzamento del lavoro.

Il diagramma di Gantt rappresenta lo strumento ideale per agevolare e velocizzare l’intero processo di management del progetto.

Cerchiamo quindi di capire come è fatto e come si utilizza il grafico in oggetto.

Visivamente si presenta come un diagramma cartesiano, che riporta sulle ascisse la scala temporale lungo la quale si sviluppa il progetto e sulle ordinate le attività necessarie per raggiungere l’obiettivo finale.

Le barre colorate che si generano dall’intersezione dei dati relativi alle attività e di quelli che si riferiscono alle relative durate consentono di avere un colpo d’occhio immediato delle tempistiche e delle cose da fare.

Nei progetti che presuppongono la collaborazione di più profili il grafico rappresenta uno strumento indispensabile in quanto consente a tutte le parti interessate di conoscere nel dettaglio le proprie mansioni e le rispettive timeline e scadenze.

Tra le caratteristiche che lo rendono particolarmente funzionale rientra l’estrema flessibilità, attraverso la quale è possibile gestire più agevolmente i cambiamenti che in corso d’opera, quasi inevitabilmente, è necessario apportare al progetto.

Gli elementi del grafico

Il diagramma di Gantt contiene i seguenti dati:

• Data di inizio e fine del progetto
• Attività che compongono il progetto
• I compiti assegnati ad ogni persona coinvolta nello sviluppo del progetto
• Le stime temporali di ogni singola attività
• Le modalità di coordinamento delle attività e le relative dipendenze (quali attività possono essere svolte in qualsiasi momento e quali invece devono necessariamente essere svolte prima o dopo determinate attività)

Ogni attività, definita anche ‘task’, è rappresentata da barre orizzontali, che nello specifico ne indicano inizio e fine.

I vantaggi

Compresa la composizione del diagramma passiamo ad analizzare i relativi vantaggi.

Lo strumento agevola notevolmente il processo di pianificazione iniziale di un progetto: consente di definire la timeline, stabilire le dipendenze tra le varie attività da svolgere, assegnare le risorse in maniera ottimale, stimare le tempistiche di realizzazione.

Durante le fasi di esecuzione del progetto il diagramma è utile per avere una panoramica chiara e immediata dell’avanzamento dei lavori; diventa addirittura fondamentale nei casi in cui vengono sviluppati più progetti contemporaneamente, anche quando non sono collegati tra loro.

Il diagramma di Gantt consente a chi gestisce un progetto di avere sempre sotto controllo il lavoro svolto, ovvero le attività già eseguite da ogni componente del team coinvolto nel progetto stesso.
Allo stesso modo consente di avere un colpo d’occhio del lavoro da svolgere per raggiungere l’obiettivo finale.

Rappresenta un ottimo strumento di comunicazione, per fornire ad esempio aggiornamenti ai membri del gruppo sullo stato dei lavori; consente quindi di velocizzare e ottimizzare i tempi attraverso l’eliminazione delle tradizionali riunioni.

Attraverso la visualizzazione del diagramma, il team che lavora alla realizzazione del progetto viene motivato a lavorare con maggiore consapevolezza, in maniera produttiva e nel rispetto delle scadenze.

Tra le funzionalità del diagramma rientra la possibilità di utilizzare il grafico per presentare un progetto, e le sue fasi esecutive, agli eventuali finanziatori.

Le criticità

Per quanto si tratti di un validissimo alleato per tutti i project manager il diagramma di Gantt può presentare alcune criticità, soprattutto se utilizzato nel modo sbagliato.

Iniziamo subito col precisare che in presenza di un numero elevato di attività, e quindi di risorse coinvolte, il grafico risulterà piuttosto complesso, per cui anche la visualizzazione e la comprensione richiederanno un discreto impegno.

Per essere funzionale il grafico deve essere lineare, ovvero deve essere realizzato sulla base di una visione chiara e ben delineata del risultato finale.

Per quanto riguarda l’utilità in fase di esecuzione del progetto, essa è strettamente legata all’aggiornamento, che deve essere effettuato in maniera precisa, dettagliata e tempestiva.

Come realizzare un diagramma di Gantt

Per ceare un diagramma di Gantt bisogna innanzitutto avere ben chiare e delineate tutte le attività da svolgere per la realizzazione finale del progetto.
Il consiglio è di elencarle su foglio, cartaceo o elettronico a seconda delle preferenze, per averle a portata di mano nel momento in cui verrà realizzato il grafico.

Successivamente bisogna individuare le risorse da coinvolgere nel lavoro, e quindi fissare le scadenze.
Per quanto si possa essere precisi nelle stime e nel calcolo delle tempistiche bisogna sempre prevedere qualche piccolo ritardo nella timeline.

Un altro passaggio fondamentale per realizzare un diagramma funzionale è stabilire le dipendenze tra le attività.
Generalmente lo sviluppo di un progetto, di qualunque natura esso sia, presuppone una serie di attività, alcune delle quali possono essere svolte contemporaneamente, altre invece soltanto dopo aver portato a termine alcune operazioni.

Passiamo alla parte operativa, ovvero alla realizzazione pratica del grafico.

Se un tempo i diagrammi venivano realizzati a mano, e quindi modificati con notevole difficoltà ogni qualvolta era necessario apportare una modifica, oggi è possibile sfruttare i vantaggi e la velocità dei moderni sistemi informatici.

Il supporto ideale sul quale più frequentemente viene realizzato il grafico di Gantt è il foglio di calcolo Excel.

Si parte dalla creazione di una tabella nella quale andranno inserite le varie colonne necessarie per riportare tutte le informazioni relative al progetto.
Le colonne sono chiaramente personalizzabili in base alle caratteristiche del lavoro e alle esigenze legate al raggiungimento del risultato finale.

I campi di base, essenziali per la funzionalità del diagramma sono 3:

1. Attività
2. Data di inizio
3. Durata

Nella prima colonna andranno inserite le attività (una in ogni riga) previste per la realizzazione del progetto.
Nella seconda la data di inizio dell’attività corrispondente.
Nella terza colonna andrà inserita la formula per calcolare la durata dell’attività, ovvero i numeri di giorni necessari per il completamento.

Dopo aver ultimato la tabella è necessario trasformarla in grafico attraverso due semplici passaggi: cliccare sulla voce ‘inserisci’ del foglio Excel per poi selezionare l’opzione ‘barre in pila’.

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Ambiti di applicazione

Concludiamo il post con una panoramica degli ambiti in cui più frequentemente viene utilizzato il diagramma di Gantt.

La funzionalità del grafico è applicabile in numerosi settori professionali.
Per comprendere le reali potenzialità dello strumento è sufficiente pensare per un attimo agli indirizzi universitari che prevedono lo studio del diagramma; in particolare  quello della psicologia clinica, in riferimento alla materia ‘progettazione e valutazione dell’intervento’, e quello ingegneristico, in riferimento alle materie che approfondiscono la progettazione meccanica e gestionale.

Come accennato nel corso della premessa, tutte le attività che presuppongono la gestione di progetti (project management) e quelle che afferiscono alla gestione del personale (risorse umane) identificano nel diagramma di Gantt un utilissimo strumento operativo.

Numerosi anche corsi professionali e di specializzazione post-laurea che prevedono tra gli argomenti approfonditi proprio le caratteristiche e le funzionalità del diagramma.

Per chi desidera diventare project manager o per chi ambisce a diventare HR specialist sono stati attivati svariati percorsi di specializzazione.
Tra le proposte più attuali segnaliamo i master in ‘project management’ e in ‘gestione delle risorse umane’ attivati dall’università telematica Niccolò Cusano.

Il master in ‘project management’ è un corso post-laurea di I livello che affronta la gestione dei progetti sia dal punto di vista operativo (gestione del tempo e delle risorse) e sia dal punto di vista economico (gestione dei contratti, degli acquisiti ecc.).
Il know how teorico-operativo acquisito attraverso il master cosente di ricoprire ruoli di direzione e responsabilità.

Il master in ‘gestione e amministrazione delle risorse umane’ è un corso post-laurea di I livello che mira ad erogare una preparazione multidisciplinare e versatile, spendibile sia nei settori delle Human Resources di imprese, multinazionali e organizzazioni private e sia nella Pubblica Amministrazione.

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